A comunicação eficaz



Versão para Impressão Versão para Impressão

RuimRegularBomÓtimo (Nenhuma avaliação)
Loading ... Loading ...

Ainda hoje, em plena era da tecnologia, temos problemas na comunicação. Em recente pesquisa, em empresas multinacionais e de grande porte, os funcionários confirmaram que a falta de comunicação ou a comunicação “truncada” é um dos principais obstáculos ao desempenho profissional dos mesmos. Sabemos que, em qualquer lugar e em qualquer situação, é comum ocorrer problemas na comunicação. Ainda mais quando não temos afinidade com o gestor para quem trabalhamos ou com relação a outros funcionários próximos a nós. Porém, devemos ser profissionais e colocar os interesses da empresa acima de tudo!

Mas alguém já parou para refletir como é feita a comunicação no seu dia-a-dia?  Será que recebemos e transmitimos bem as informações e/ou recados que são recebidos, sejam eles mensagens verbais ou escritas?

Percebi  que, ao longo dos meus doze anos de experiência em empresas multinacionais de vários segmentos que, uma profissional realmente eficiente, especialmente Secretárias e/ou Assistentes não precisam necessariamente ter “muita idade” ou terem tido muitos empregos. Basta somente que elas tenham bom senso, se preocupem realmente com o outro (seja lá quem for), e estejam atentas aos detalhes. Detalhe : essa é a palavra-chave.

Algumas dicas essenciais para uma comunicação eficaz :

Olhe nos olhos da pessoa com quem estiver falando, pois isso demonstra atenção pela pessoa e interesse pelo seu assunto. Não desvie seu olhar para a sua roupa, para alguém que estiver passando ou qualquer outro detalhe.

Se isso ocorrer, peça desculpas.  Se o contato for por telefone, seja simpática e use um tom de voz agradável.

  • Pergunte sempre se o assunto é urgente e se outra pessoa poderá ajudar a resolvê-lo.  Isso demonstra iniciativa e responsabilidade.
  • Caso a pessoa com quem estiver falando tenha um imprevisto no momento da comunicação e precisar resolver algum problema naquele exato momento, peça licença, saia da sala e lhe informe depois sobre o recado (caso não seja urgente). Existe coisa pior do que falar com alguém que está  com sua atenção desviada para outra coisa ou fica se movimentando pela sala ?
  • Mantenha uma distância razoável da pessoa quando estiver falando. Nem muito longe, nem muito perto e não se esqueça do seu tom de voz : deve ser agradável e pausado.
  • Não fique gesticulando demais, pegando na roupa, nos cabelos e tocando demais no ombro, braços e mãos da outra pessoa, pois isso desvia a atenção de quem estiver lhe escutando. E pior, poderão pensar que você tem algum “tique nervoso”.
  • Ao se comprometer com algo relacionado à mensagem informada, faça tudo conforme o combinado. Se algo sair errado, comunique imediatamente ao interessado.
  • No momento do recebimento da mensagem/recado, anote-o de forma clara e informe-o ao interessado. Se  ele (a) não estiver no momento, deixe um bilhete sobre sua mesa ou lhe envie um e-mail. É importante deixar alguns funcionários cientes quando estiver ausente da sala. Não deixe para anotar o recado depois, sua memória poderá falhar.
  • Ao anotar um recado, faça-o de forma legível, evite erros de Português, coloque o dia, hora, nome e telefone de contato da pessoa e o assunto, se souber.  Atenção: não faça o emissor da mensagem repeti-la várias vezes. Preste muita atenção ao que for dito para poupá-lo deste incômodo.
  • Evite o “achismo”. Só se limite a informar exatamente a mensagem que recebeu. Na dúvida, contate novamente a pessoa que lhe transmitiu o recado.
  • Não se esqueça também de anotar o recado em seu caderno. Quantas vezes seu chefe apagou a mensagem  sem querer, perdeu o bilhete com o recado ou ligou da rua perguntando novamente sobre o assunto? Lembre-se: Ele pode ser descuidado, você não!

Importante : o recado pode ser insignificante ou mesmo sem sentido para você, mas, com certeza não será para quem o receber.

Essas dicas podem lhe parecer tolas por serem do conhecimento de todas, porém, existem muitas Secretárias que, mesmo sabendo, não as colocam em prática.  

Quantas vezes me deparei com recados anotados pela metade e/ou transmitidos com atraso, com uma letra totalmente ilegível, com nome e telefones errados? O mais incrível é que eram anotados por Secretárias e por auxiliares (des)treinados por elas. 

Quem não tem uma história (engraçada ou não) para contar ocorrida devido a problemas na comunicação?

Faça tudo o que estiver ao seu alcance para que a comunicação em seu local de trabalho ocorra de forma eficiente, satisfatória , sem ruídos e, principalmente, sem dupla interpretação.

Tanto a comunicação verbal ou escrita podem ser desastrosas ao receptor (ou receptores), se você não tiver a habilidade de como transmitir seu recado com veracidade e segurança. 

Todos notarão seu empenho e lhe agradecerão por isso! 

Não somos perfeitos e erros acontecem. O importante é assumi-los!

Bookmark and Share
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 3.9/5 (15 votes cast)
A comunicação eficaz, 3.9 out of 5 based on 15 ratings
RuimRegularBomÓtimo (Nenhuma avaliação)
Loading ... Loading ...

Versão para Impressão Versão para Impressão
Compartilhe:
  • Twitter
  • Technorati
  • del.icio.us
  • Digg
  • Facebook
  • LinkedIn
  • dihitt
  • Rec6
  • Live
  • Google Bookmarks

Comentários (6)

Marijulho 28th, 2010 - 22:02

Isso faz-me lembrar quando atendi um expatriado japonês que não falava bem português, nem inglês. E ele era um conceituado vice-presidente. Ele passou na sala do diretor de vendas e avisou: “Preciso ir Pernambuco”. E falou outras palavras enroladas misturando os idiomas português e inglês que o diretor ficou sem entender. Sabendo que a secretária falava inglês foi até a mesa dela e disse, olha o seu presidente disse que quer ir a Recife. A secretária logo entendeu que a comitiva queria viajar inesperadamente, preparou as reservas e pediu para avisar sutilmente ao executivo que nas datas solicitadas não seria possível, pois os voos estavam lotados. Qual não foi a surpresa da Secretária quando o tal executivo saiu da sala e disse: “No. I’m not going to Recife. I´ll stay in São Paulo. I want to go to Permambuco, Mall Pernambuco!”. Estava feita a confusão. Na verdade, o que ele queria era visitar uma loja e não viajar. De quem foi o erro? Da Secretária? Não, ela atendeu ao pedido do diretor, e o vice-presidente estava em reunião com a comitiva visitante, mas o erro sempre recai no funcionário menor, e até que alguém explique que no pão passa-se manteiga… A imagem da secretária ficou trincada. Todo cuidado é pouco quando o assunto é comunicação, principalmente em outros idiomas.

VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Mirian Nasserjulho 29th, 2010 - 3:25

Olá, Mari! Imagine só. Se entre nós, que somos brasileiros a comunicação é difícil e cheia de ruídos e mal-entendidos, é muito comum acontecer situações desse tipo. Aliás, é o que mais acontece. Serve como lição para pedirmos ao executivo estrangeiro que escreva o que realmente quer ou então se explique melhor caso não esteja clara a mensagem. É melhor nos cercarmos de certezas do que acharmos que entendemos o que ele pediu. Nunca fique com dúvidas sobre o que fazer. Muitas vezes. eles falam rápido demais e enrolado e ninguém entende, o que pode causar confusão no entendimento. Acho que esse fato serviu como lição para todos, inclusive para ele próprio. Sem dúvida nenhuma, a Secretária não teve culpa alguma. Ela só quis ser eficiente e ajudar. Ainda bem que não aconteceu algo mais grave. Se a imagem dela ficou trincada depois desse episódio, esteja certa de que, se ela for uma profissional competente em suas funções, esse mal-entendido será rapidamente esquecido.
Obrigada pelo seu depoimento.

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: +1 (from 1 vote)
william martinsmarço 17th, 2011 - 20:04

Muito legal a importância de saber como se comunicar dentro de uma empresa, assim as pessoas saberão vender a imagem da empresa (marketing da empresa) positivamente.
William Martins
16 anos
Faço curso de auxiliar de escritório.

VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Mirian Nassermarço 17th, 2011 - 20:27

Olá, William!

Muito obrigada pelo seu interesse no site e elogio. Realmente você está certo. A comunicação é uma ferramenta indispensável no mundo tecnológico de hoje e, dependendo da forma como é usada, poderá favorecer ou mesmo destruir a imagem de uma pessoa ou empresa.
Um abraço.
Mirian

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Aline Andradenovembro 7th, 2015 - 23:32

olá…
Esse assunto me interessa muito, é incrível o que a falta de comunicação pode causar dentro da organização, pode ocasionar uma confusão como a Mari citou acima, qualquer ruido pode distorcer todo o sentido … este vai ser o tema do meu TCC, faço faculdade de Secretariado,
Mirian Nasser se tiver mais material sobre este assunto vai me ajudar muito.
um abraço.
Aline Andrade

VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VA:F [1.9.3_1094]
Rating: +1 (from 1 vote)
Mirian Nassernovembro 11th, 2015 - 3:15

Olá. Aline!
Agradeço seu contato e interesse no texto. Todos os textos publicados poderão ajudá-la de alguma forma.
Boa sorte!
Um abraço.
Mirian

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)

Deixe um comentário

Seu comentário

Produzido por Quintal Brasil | SEO - Site Otimizado por Quintal Brasil | Feito em Feito em Wordpress