A secretária e o uso de sua criatividade



Versão para Impressão Versão para Impressão


Você já pediu ajuda a uma colega para redigir textos para você ou lhe ajudar com alguma idéia? Precisou preparar textos de cunho particular ou estritamente comercial – boas-vindas, casamento, despedida, apresentações em powerpoint, planilhas, relatórios, cartas comerciais, desligamento, natal, ano novo, aniversário, convites para festas, entre tantos outros?

A rotina no trabalho é inevitável, especialmente para secretárias, e, em muitos casos, ela é primordial para o bom andamento de suas atividades. Porém, se ela não souber administrar e otimizar bem seu tempo a desorganização fica geral, não é mesmo?

Realmente não é fácil nos livrarmos do comodismo, da ajuda certeira, eficiente e rápida dos colegas de trabalho, principalmente quando estamos sob pressão, ansiosas ou com prazo para o trabalho. Outras vezes, temos até tempo para pensar e planejar determinada tarefa mas nos acostumamos a sempre lançar mão de alguém próximo para, com isso, se ganhar tempo na execução de outras atividades, ser elogiada ou até mesmo ficar na ociosidade.

Certa vez, conheci uma secretária que costumava sempre pedir ajuda a uma outra secretária para fazer traduções e versões em inglês para ela. É verdade que ela se esforçava, que estudava inglês e estava sempre avançando na fluência escrita e oral do idioma. O problema é que não se sentia segura para realizar os trabalhos sozinha. Assim foi durante algum tempo, até que um dia a tal amiga secretária tirou férias e ela se viu sozinha, sem o seu “porto seguro”. Eu mesma cheguei a ajudá-la algumas vezes, mas chegou um momento que ficou insuportável porque os relatórios eram diários e nem eu, nem ninguém, tínhamos a obrigação de ajudá-la. Realmente não sei como ela resolveu o problema.

Concordo que algumas pessoas detêm maior competência para executar determinadas tarefas que outras, mas se não treinarmos nossa mente, nossa criatividade ficará cada vez mais atrofiada. Dizem que a inteligência melhora com o uso; então podemos afirmar que o mesmo ocorre com a criatividade.

Muitas vezes pensamos que a tarefa é muito complicada ou impossível de ser realizada por nós e, por isso, pedimos socorro a quem puder nos escutar. Será que não estamos alimentando um hábito ruim e nocivo ao nosso desenvolvimento pessoal e profissional ?

Comece com algo simples como procurar um endereço que não consta em lugar nenhum. A satisfação pessoal da realização é imensa. Você se sentirá capaz, produtiva e mais que tudo, se sentirá eficiente e poderosa! Que graça tem apresentar algo solicitado pelo seu chefe que não foi você quem fez ou conseguiu? Não devemos sempre depender dos outros.Procure conversar com secretárias mais experientes que têm algo a ensinar e ler bastante sobre vários assuntos. Quanto mais você ler, mais conteúdo terá para conversar sobre qualquer assunto. É um belo exercício para desenvolver sua criatividade.

Não vamos considerar criatividade como sorte, um dom ou uma exclusividade dos artistas em geral, e, muito menos, dos profissionais de propaganda e publicidade, em especial ao pessoal de criação.

Se quisermos dar um toque especial à nossa vida pessoal e ao nosso trabalho, teremos de andar sempre de mãos dadas com a criatividade. Que tal decorar sua mesa, endereçar uma correspondência a um cliente ou atender ao telefone de uma forma diferente? Vestir-se de um jeito que valorize mais seu biotipo, sua personalidade, e, principalmente, seu estilo de vida? De nada adianta ficarmos copiando o modelito daquela funcionária, das artistas de TV ou das revistas de moda se tais modelos não combinam com a gente. Em casa, procure mudar móveis e objetos de lugar, e seu orçamento permitir, troque algumas peças para arejar o ambiente. Quer uma dica? Espere pelos elogios. Se eles não vierem reveja sua estratégia e saiba que sempre é possível melhorar.

Vamos supor que você precise resolver algo urgente na empresa e não pode pedir ajuda a ninguém. Então o que faz? Inventa que está passando mal e que precisa ir embora mais cedo? Argumenta que esgotou todas as possibilidades e não conseguiu resolver o problema ou pede ajuda aos “universitários”?

Acho muito triste copiar textos de livros ou da internet de autores famosos ou de amigos e dizer que são de sua autoria. Seria bem mais elegante e profissional dizer que pediu ajuda a um colega e elogiá-lo por isso.

O pior de tudo é quando se diz que não conseguiu resolver o problema e, alguém, em geral, outra secretária, apresenta uma solução para o impasse. Nessas ocasiões sempre pensamos: “puxa, por que não pensei nisso antes?”.

Quando se é jovem e inexperiente na profissão, tal insegurança e falta de prática são compreensíveis, mas como explicar numa situação inversa? É claro que não somos perfeitas e que, muitas vezes, pelo cansaço ou excesso de trabalho dá aquele “branco geral”, mas ainda acredito que podemos melhorar nossa capacidade a cada dia.

Comece a desenvolver sua criatividade com algo simples, insignificante até, e quando perceber, já estará tendo idéias novas, originais e criativas para tudo. Vale a pena se utilizar de uma técnica chamada brainstorming (do inglês, tempestade de idéias). Anote toda a idéia que tiver, por mais sem sentido que possa parecer, e, em seguida, selecione as melhores para a solução de seu problema. Quando perceber, a resposta virá de uma forma tão simples e luminosa que você nem acreditará!

A observação, uso da imaginação e a prática de leituras diversas são fundamentais. Conversar com pessoas de diferentes idades, religiões, atividades, crenças e culturas diversas serão de grande auxílio na realização de seu objetivo.

Logo no início da carreira, conheci uma secretária muito experiente e competente. Ela resolvia tudo, absolutamente tudo. Ela era considerada a “Sra.Gallindo cartel in retaliation the loans from auditors. Following a series of flight has started and Castle Grande was. payday loans The 147 German divisions on the Western Front had been driven from their positions or withdrawn after suffering losses several of them two or three times and argued that the Allies could to make peace. Missão Impossível”. Ela mesma achava graça de tudo aquilo e, sem arrogância e sempre com muita classe, ajudava a todos que a procuravam. Era comum pessoas de outras áreas recorrerem a ela quando não conseguiam resolver de forma satisfatória algum problema.

Pensei, comigo: “se ela consegue, também consigo”. Depois de algum tempo, eu já me sentia tão segura quanto ela para resolver problemas. Antes de sair da empresa disse a ela que a considerava minha fonte de inspiração. Para minha surpresa, ela também me disse que, quando tinha minha idade, também havia se mirado em outra secretária mais experiente para fazer bem seu trabalho. Da mesma forma que ela, acredito que também pude servir de estímulo e modelo para algumas colegas de profissão da mesma forma que, um dia, também me espelhei em alguém.

Tenho certeza de que você, de uma forma ou de outra, já teve tal experiência, não é?

Artigo publicado também no A Arte de Secretariar.

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 4.5/5 (8 votes cast)
A secretária e o uso de sua criatividade, 4.5 out of 5 based on 8 ratings

Versão para Impressão Versão para Impressão
Compartilhe:
  • Twitter
  • Technorati
  • del.icio.us
  • Digg
  • Facebook
  • LinkedIn
  • dihitt
  • Rec6
  • Live
  • Google Bookmarks

Comentários (14)

simoneoutubro 15th, 2010 - 14:10

Estou começando agora e foi muito importante ler esta matéria. Vou me esforçar sempre para aprender cada vez mais. Obrigada.

VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VA:F [1.9.3_1094]
Rating: +2 (from 2 votes)
Mirian Nasseroutubro 15th, 2010 - 20:15

Olá, Simone!

Muito obrigada pelo seu comentário e elogio. Desejo a você boa sorte na profissão!

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: +1 (from 1 vote)
Juliana Santosmaio 3rd, 2011 - 22:12

Achei muito importante este texto e me incentivou bastante. Vou trabalhar como secretária de médico e gostaria de algumas importantes dicas pois não tenho experiência em resolver alguns problemas. Gostaria de saber como faço para ter conhecimento sobre medicamentos, pois acredito que temos de saber um pouco sobre eles.
Desde ja agradeço a atenção.

VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Mirian Nassermaio 4th, 2011 - 22:05

Olá, Juliana!

Muito obrigada pelo seu comentário e elogio. Se quiser saber mais sobre os medicamentos que seu futuro chefe que é médico usa, basta procurar por eles na internet. As bulas dos remédios estão disponíveis na internet. Não sei se precisará entender de medicamentos, até porque não será responsável por receitá-los ou indicá-los. Sua função será de uma secretária comum como outras que trabalham em hospitais, consultórios e empresas. Em geral, os médicos recebem medicamentos grátis, as chamadas amostras, que são repassadas aos pacientes quando necessário. Você também poderá ter acesso a elas.

A melhor coisa a fazer é conversar com seu futuro chefe e perguntar o que ele espera do seu trabalho e quais serão suas reais funções no consultório.

A experiência vem com a prática. Dúvidas sempre teremos. O importante é ter bom senso e cautela para não cometer nenhum erro grave.

Um abraço e boa sorte!

Mirian

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
annesetembro 22nd, 2011 - 15:01

Adorei, mas com a pouca experiência que eu tenho, faço muito disso. O problema maior é passar o assunto de uma reunião para um papel (fazer ata) porque entender o que ele estão falando é muito difícil para mim. O que faço?

VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Mirian Nassersetembro 22nd, 2011 - 19:31

Olá, Anne!

Muito obrigada pelo seu contato e elogio. A experiência vem com o tempo. Com relação à ata, pergunte às suas colegas secretárias como elas procedem e tente aprender com elas. Outra dica, é mostrar o que escreveu aos participantes e corrigir o que errou e completar o que esqueceu de escrever. Por fim, mostre ao seu chefe para ele dar o parecer final. Em geral, costuma-se escrever tópicos e fazer um relatório somente dos pontos mais importantes ou dos assuntos em pauta, mencionando prazos, datas e os responsáveis pela execução do projeto ou trabalho. Em geral, os chefes pedem às secretárias para fazer o follow-up da ata e acompanhar o cumprimento de prazos e compromissos agendados para serem discutidos e entregues na próxima reunião.
Um abraço.
Mirian

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
thaysmarço 22nd, 2012 - 21:22

Oi, tudo bem? Foi muito importante ler esse texto porque vou começar a trabalhar como secretária e não tenho experiência, mas sei que vou conseguir aprender.

VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VA:F [1.9.3_1094]
Rating: +1 (from 1 vote)
Mirian Nassermarço 23rd, 2012 - 0:22

Olá, Thays!
Obrigada pelo seu contato e elogio. Existem muitos outros textos que lhe ajudarão a entender melhor esse universo. Boa sorte em seu novo trabalho!
Um abraço.
Mirian

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Danzinhaoutubro 18th, 2012 - 14:44

Engraçado, estou em busca de uma nova oportunidade. Sou graduada em administração e esse artigo me deu várias ideias, criatividade e estímulos na minha profissão. Além disso, agrega atitudes e virtudes que as pessoas deveriam ter, como a cooperação dentro da equipe de trabalho. Realmente você é um grande exemplo de gentiliza e confiança.
Atenciosamente.

VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Mirian Nasseroutubro 18th, 2012 - 19:11

Olá, Danzinha!

Obrigada pelo seu contato e elogios. Desejo-lhe boa sorte e que logo consiga uma boa recolocação no mercado para que possa desenvolver ainda mais seu potencial.
Um abraço.
Mirian

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Ivonetefevereiro 6th, 2013 - 10:52

Bom dia! Este texto que acabei de ler é muito interessante e também gera comentários atraentes porque pessoas que trabalham em diversas áreas costumam fazer perguntas, criticas e elogios isso é bom. Bem, mas o mais engraçado é que a secretária tem que se aprofundar na área em que seu chefe atua, como por ex.: alguns comentários encontrei perguntas de secretárias de médicos, construção civil, arquitetos, tecelões, enfim, inúmeras secretárias com entendimento diferentes.

VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Camilafevereiro 6th, 2013 - 17:54

Nossa, achei esse blog hoje a já li umas três matérias!
São perfeitas para mim pois começo hoje o curso de secretariado executivo trilíngue e estou muito ansiosa. Já imprimi o manual do aluno, as matérias do semestre e o Projeto Interdisciplinar.
Agora que li as matérias, estou ainda mais confiante!

Muito obrigada!

VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VA:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Mirian Nasserfevereiro 7th, 2013 - 10:24

Olá, Ivonete!

Obrigada pelos seus comentários e elogios. Continue lendo os textos para aprender e se aprofundar ainda mais sobre a profissão.
Um abraço.
Mirian

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)
Mirian Nasserfevereiro 7th, 2013 - 10:26

Olá, Camila!
Obrigada pelos seus comentários e elogios. Desejo-lhe boa sorte no seu curso e que possa aprender e se desenvolver bastante para ser uma secretária bem eficiente e competente.
Continue acessando o site sempre que quiser.
Um abraço.
Mirian

VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.3_1094]
Rating: 0 (from 0 votes)

Deixe um comentário

Seu comentário

Produzido por Quintal Brasil | SEO - Site Otimizado por Quintal Brasil | Feito em Feito em Wordpress