A secretária sempre será o cartão de visita de sua empresa



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A imagem que uma empresa constrói perante seu cliente vai além de modernos cartões de visita, prédios sutuosos, endereços em bairros elegantes e executivos bem vestidos e educados.

Não podemos nos esquecer, nunca, de que a secretária sempre foi e será o cartão de visita de qualquer empresa.

Certa vez, participando  de uma palestra com uma profissional em etiqueta, ela nos contou que  havia chegado uns minutos adiantada para uma reunião em uma conhecida empresa.

Após ter se identificado à secretária, ela foi conduzida à sala de reunião para aguardar o tal executivo.  Nesse momento,  a secretária  disse a ela para que aguardasse ali  e que seu chefe viria recebê-la assim que termimasse a reunião. Alguns minutos depois, entra na sala o tal executivo e se depara com a consultora em pé o aguardando, perto da janela.  Ele, supreso, perguntou a ela por que ela não havia se sentado enquanto o esperava.  Ela, então, lhe respondeu, timidamente, que não havia se sentado porque a secretária dele não havia  dito para ela se sentar.  Ele, claro, ficou sem graça, se desculpou e iniciou a reunião. Sabe-se lá o que a tal secretária teve de ouvir do chefe depois da reunião.

Parece uma tolice, uma história totalmente sem nexo, não é? Porém, acreditem, é tão comum que vocês nem podem imaginar.

Infelizmente algumas secretárias estão mais preocupadas com a roupa que irão trabalhar, com o perfume, com o tipo de maquiagem que irão usar, com as unhas, a pele e o cabelo. Não que isso não seja importante. É claro que é!  Mostrar uma boa aparência reflete o respeito que se tem pelo cliente. Porém, não é só isso. Existem outros pequenos, mas importantes detalhes, que fazem toda a diferença na hora de se recepcionar bem um cliente.

Quando um executivo chega à qualquer empresa, seu contato inicial e principal será com a secretária e, por isso, ela deve sempre se mostrar gentil e interessada em ajudar o visitante e fazer bom uso de sua etiqueta.

A seguir, memorize essas dicas úteis para receber bem e impressionar qualquer cliente que vier a visitar sua empresa:

*  Deixe a recepcionista e o segurança cientes da visita e da importância do visitante. Libere o estacionamento para ele e não se esqueça de informar o nome e a empresa de onde vem o cliente, pois isso facilitará o trabalho de ambos;    

*  Cuide de sua apresentação pessoal e aguarde pelo cliente assim que ele chegar, seja em sua sala ou na porta do elevador. É muito desagradável quando um visitante sai do elevador e fica desorientado sem saber para que lado ir;

*  Se ele aparecer à sua frente de uma forma inesperada e você estiver ocupada com algo ou atendendo ao telefone, dê atenção ao cliente imediatamente;

*  Apresente-se com um sorriso sincero, chame-o pelo nome e faça-o se sentir à vontade, ofereça algo para ele beber e ler;

*  Se ele estiver em uma sala de espera ou sala de reunião, verifique a temperatura do ar-condicionado, pois, ninguém reclama, mas todo mundo sabe que  incomoda;

*  Converse sobre amenidades (tempo, trânsito, notícia do dia, etc.), caso ele esteja já há algum tempo aguardando pelo seu chefe;

*  Demonstre atenção ao visitante, e vá à sala onde ele estiver, e pergunte se ele precisa de mais alguma coisa;

*  Seja discreta. Se o cliente estiver aguardando na sala de seu gestor ou na sala de visitas ao lado da sua, evite falar ao telefone ou mesmo conversar com outros funcionários na presença dele. Pode ter certeza de que, mesmo sem querer, ele ouve tudo;

*  Nunca, em momento algum, tome o seu café da manhã ou coma em seu local de trabalho, principalmente na presença de clientes;

*  Mantenha seu local de trabalho limpo, organizado, com assuntos confidenciais bem guardados e longe de curiosos;

*  Evite discutir ao telefone com quem for, falar muito ou rir alto, mesmo que isso seja um hábito seu;

*  Mesmo que o cliente pergunte, nunca dê nenhuma informação particular sobre seu chefe ou empresa. Na dúvida sobre o que responder, diga que não sabe sobre o assunto. Muitas vezes, essa sondagem ocorre com candidatos à alguma vaga na empresa;

*  Quando a hora da reunião chegar, acompanhe o visitante até a sala de seu chefe e feche a porta;

*  Evite incomodá-los durante a reunião e procure  manter seu local em silêncio;

*  Ao término da reunião, despeça-se do visitante, oriente-o na saída e o agradeça pela visita. 

Pronto! Missão Cumprida! Ponha-se sempre no lugar do visitante e imagine como você gostaria de ser recebida na empresa.

Com certeza você já presenciou algum deslize ou indelicadeza com um cliente, ou mesmo, sem querer, você  não lhe deu a devida importância.  

Eu mesma, na condição de secretária, já fui recepcionada por secretárias de altíssimo nível em empresas do mesmo gabarito, tanto na condição de candidata à uma vaga, como representante da empresa em que eu trabalhava. Com tal atitude, elas me fizeram admirar ainda mais a empresa. Outras secretárias, porém, que não tinham a mesma postura, deixavam muito a desejar, o que refletia negativamente na imagem que eu tinha em mente sobre determinada empresa.  Quando se é bem recepcionado, temos a impressão de que todos os funcionários são assim com os visitantes: bem educados, atenciosos, comprometidos e, principalmente, competentes.

Lembrem-se de que a secretária, muitas vezes, pode ter um nível de educação e classe superiores ao do seu chefe, mas nunca poderá ser inferior.

Podem estar certos, o visitante quando muito impressionado e satisfeito com o atendimento, agradecerá a você ou comentará com seu gestor, e isso lhe dará uma grande satisfação.

Muitas vezes, não sabemos o motivo da reunião nem o grau da importância de determinado visitante; por isso, tenha sempre um padrão único de atendimento.

Nunca se sabe quando aparecerá uma consultora de etiqueta para uma reunião com seu chefe em sua empresa.

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Comentários (37)

Priscilajunho 25th, 2010 - 14:35

Muito bom esse artigo. Serviu para ampliar meus conhecimentos em secretariado executivo e ainda me deu uma ajudinha na prova. Obrigada.

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Mirian Nasserjunho 26th, 2010 - 13:46

Priscila, muito obrigada pelo seu comentário estimulante. É a 1a. vez que alguém me diz que meu texto foi útil em uma prova. Fico feliz por ter gostado do artigo.

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Genaidejulho 25th, 2010 - 5:10

Bom dia! Estou fazendo curso técnico em Secretariado e gostaria muito de visitar sua empresa para obter mais informações sobre a profissão.

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Mirian Nasserjulho 26th, 2010 - 13:39

Bom dia, Genaide! Agradeço muito seu interesse, porém, meu objetivo, no momento, é orientar e trocar ideias com as secretárias por meio desse site. Se tiver dúvidas, pode me fazer perguntas que eu respondo via e-mail. Assim, outras secretárias também terão oportunidade de aprender e se atualizar como você.

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Jaquelineagosto 29th, 2010 - 19:52

Olá, Mirian!!
Após longa procura, encontrei o seu site justamente com material que agregará muito no meu TCC de Secretariado Executivo.
Parabéns pelas matérias.
Atenciosamente.
Jaqueline

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Mirian Nasseragosto 30th, 2010 - 22:08

Olá, Jaqueline!

Fiquei muito contente em saber que, apesar de sua longa procura, encontrou meu site que é justamente o que precisava para preparar seu trabalho de TCC. Muitas secretárias me escrevem com o mesmo objetivo que o seu, inclusive, meus textos são utilizados por professores em sala para debate e também em congressos de secretariado.
Divulgue meu site para suas amigas. Acredito que será útil também para elas.
Muito obrigada e boa sorte em seu trabalho.
Mirian

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Fernandaoutubro 18th, 2010 - 15:01

Bom dia!
Meu nome é Fernanda, faço o ensino técnico em Secretariado e gostaria que você me ajudasse em um exemplo de conversa entre o estrangeiro, a secretária ou recepcionista, o chefe, etc. Somos um grupo de cinco e todas temos que falar alguma coisinha.
Agradeço desde já.
Fernanda

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Mirian Nasseroutubro 18th, 2010 - 19:27

Olá, Fernanda!

Desculpe-me mas não entendi o que quis dizer. Sua pergunta não está clara. Porém, se estiver se referindo a como se expressar em inglês (você não menciona o idioma do estrangeiro em questão), realmente não adianta lhe dar dicas. Você só se sentirá capaz e segura com um bom curso de inglês, nem que seja o básico, para iniciantes.
Boa sorte!

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Angelina Domingos Nguirazejaneiro 20th, 2011 - 8:56

Obrigada. Sou Secretária Executiva de Direcção. Agradeço bastante pelas dicas. Peço que mande mais dicas no meu endereço electrónico. Obrigada.

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Mirian Nasserjaneiro 20th, 2011 - 19:04

Olá, Angelina!

Eu também agradeço muito seu interesse em meu site/artigos. Sempre que quiser, leia os textos que escrevo. Com certeza, lhe trarão dicas e muitos conhecimentos. Não costumo enviar material por e-mail. O meu canal de comunicação com vocês é somente através do site.
Um abraço.
Mirian

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Brunajaneiro 26th, 2011 - 15:53

Olá, Mirian!
Estou pretendendo cursar Secretáriado Executivo Trilingui na FMU, porém, tenho algumas dúvidas relacionadas à área: se é uma boa profissão, se há procura desse profissional, remuneração, se tem pós-graduação nessa área.
Também gostei dos assuntos mencionados em seu blog, me ajudou muito!

Fico no aguardo!
Abraço.

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Mirian Nasserjaneiro 26th, 2011 - 19:12

Olá, Bruna!

Agradeço seu elogio e interesse em meu site. Quanto às suas perguntas posso lhe assegurar que a remuneração dependerá da experiência, capacidade e formação na profissão que cada profissional tem, inclusive, há sim pós-graduação na área também. Em geral, paga-se um bom salário para as secretárias que falam idiomas. Quanto ao mercado de trabalho, posso afirmar que está sempre aquecido, embora o número de secretárias tenha reduzido muito nas empresas pois são poucos os executivos que precisam de secretárias e, quando são contratadas, têm, no mínimo, 2 chefes, e, no máximo, 6. Tudo isso dependerá do tamanho da empresa, do nível da secretária, do perfil desejado, etc.
Sobre sua pergunta se é uma boa profissão só você poderá responder. Procure se informar sobre a carreira, pergunte a amigas secretárias, visite sites e blogs de secretárias, vá ao sindicato, converse antes com professores da área ou algum executivo que tenha secretária. Só assim poderá se sentir segura e ter um parecer mais claro sobre as vantagens e desvantagens da profissão.

Boa sorte!
Mirian

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Annemarço 31st, 2011 - 23:51

Oi, boa noite!
Estou fazendo meu TCC de secretariado e mal sei por onde começar. Nosso tema é:
“Secretaria X Executivo: parceria ou dependência?”.
Não sei por onde começar,me ajude.
Obrigada e tenha uma ótima noite!

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Mirian Nasserabril 1st, 2011 - 22:08

Olá, Anne!

Lamento mas não costumo participar de questionários e trabalhos de TCC, embora sejam inúmeras as solicitações que recebo. Não faz parte de meu trabalho. O que posso fazer é pedir que leia meus inúmeros textos para conseguir desenvolver bem seu trabalho. Tenho certeza de que conseguirá. O tema é muito interessante e, com sua dedicação, conseguirá preparar um excelente trabalho.
Boa sorte!
Um abraço.
Mirian

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Daniela F.junho 16th, 2011 - 21:07

Sou formada em Secretariado pela Fatec há 1 ano. Sou fluente em inglês e intermediário em francês. Eu me considero uma ótima profissional e sei que estou em fase de aprendizado. Em meu penúltimo emprego assistia a diretores e equipe. Agora estou trabalhando em uma grande empresa como recepcionista e secretária de uma diretora. O que me incomoda é que atuo como secretária, porém, minha carteira foi assinada como recepcionista /ass.administrativa. Devo expor meu desconforto com relação à carteira de trabalho? Poderá ser um problema para mim no futuro ou o que conta é a experiência? Estou nesta empresa há 3 meses.
Agradeço.

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Rosangelajulho 5th, 2011 - 11:28

Mirian

Eu sou angolana e secretária. Comunico-me muito bem e falo bem inglês, holandês e tenho uma boa base em várias outras línguas. Tenho boa aparência e luto pra mantê-la. Eu amo meu trabalho e estou feliz nessa profissão. Sou estimada pelo meu chefe, porém, nem todos ficam felizes por isso, mas faço tudo pra ser uma excelente profissional.
Gostei muito das tuas dicas. Sou uma mulher que gosta de inovações pra melhorar a minha vida pessoal e profissional.

Obrigada.

Rosangela

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Mirian Nasserjulho 5th, 2011 - 17:45

Olá, Rosangela!

Muito obrigada pela sua participação e elogio.

Que bom que está feliz na profissão, gosta do seu trabalho e faz tudo para cuidar de sua aparência e se manter atualizada. É uma pessoa estudiosa e tem o apreço de seu chefe, o que é muito gratificante. Não se preocupe por nem todos do escritório valorizarem seu esforço e dedicação. O importante é você saber que está sempre procurando fazer o melhor. Não sabemos os motivos que levam as pessoas a nos criticarem ou não gostarem do nosso trabalho. A principal pessoa que deve admirar e reconhecer seu trabalho é seu chefe e isso você conseguiu. Parabéns!

Tenho algumas leitoras de Angola e Portugal e fico feliz por receber contatos de tão longe.

Um abraço.

Mirian

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Adrianajulho 16th, 2011 - 23:06

Olá, Mirian!

Também gostei muito do seu artigo. Mas eu tenho uma dúvida. Ao receber o visitante a secretária deve se apresentar com aperto de mão? Ex: “Bom dia, Sr. tal. Eu sou fulana de tal, secretária do Sr. Cicrano. Como seria o comportamento correto?

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Mirian Nasserjulho 17th, 2011 - 17:29

Olá, Adriana!
Muito obrigada pelo seu contato e elogio.
Sim, você deve estender sua mão para cumprimentar o visitante, seja ele homem ou mulher. Nunca beije a visitante porque isso não é correto. O brasileiro, em geral, gosta de contato físico, abraços, apertos de mão e beijos. Porém, em algumas empresas estrangeiras e culturas isso não é normal ou comum.

Veja como as secretárias de sua empresa se comportam. Se sua empresa não tiver nenhuma restrição, não vejo problema algum. Acho até cordial e elegante você estender a mão para cumprimentar alguém. Isso mostra que você é educada e gentil. Porém, fique atenta para unhas compridas e mal cuidadas, mão suada, suja, melada com cremes ou fria demais e aperte a mão do visitante com firmeza, isto é, nem leve ou forte demais.

Eu, particularmente, tinha o hábito de sempre lavar e enxugar bem as mãos antes de receber alguém.

Um abraço.

Mirian

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Moniqueagosto 12th, 2011 - 16:53

Gostei muito do seu texto. Estou fazendo um curso técnico de secretariado e tenho um trabalho onde preciso colocar 10 vocábulos da área de secretariado. Você poderia me ajudar, por favor ? Obrigada.

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Mirian Nasseragosto 12th, 2011 - 17:08

Olá, Monique!

Muito obrigada pelo seu contato e elogio. Não costumo opinar em trabalhos escolares, questionários e TCCs por não ser o foco do meu trabalho. Tenho certeza de que, lendo alguns dos meus textos, encontrará os 10 vocábulos (ou mais) de que tanto precisa.
Um abraço.
Mirian

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Geaneagosto 22nd, 2011 - 1:19

Olá, Mirian! Sou Geane e estou na mesma sala da Monique.
Você poderia nos esclarecer o que seriam esses vocábulos?
Entendo que não queira nos dar as respostas.

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Mirian Nasseragosto 22nd, 2011 - 16:34

Olá. Geane!

A mensagem da sua amiga Monique foi respondida no dia 12 de agosto. Procure no texto “A secretária sempre será o cartão de visitas de sua empresa” (de cima para baixo) que a resposta estará lá.
Um abraço.
Mirian

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Micheledezembro 13th, 2011 - 10:26

Bom dia, Mirian!
Gostaria de parabenizá-la pelos ótimos artigos e dicas. Acredite, me ajudou a refletir em pequenas atitudes que, às vezes, passam desapercebidas. Gostaria de uma dica sua. Preciso e desejo fazer um curso de etiqueta, mas alguns são muito caros e não tem tanta oferta, ao menos não encontrei. Fiz minha inscrição no Senac, mas não pude participar devido às datas serem durante a tarde. Você poderia me indicar um curso? Principalmente depois que li esse artigo me interessei. Quero aproveitar e pedir algumas dicas para elaborar meu TCC, falta so um ano para eu concluir meu curso e já quero estar preparada.

Obrigada!

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Mirian Nasserdezembro 13th, 2011 - 16:38

Olá, Michele!

Obrigada pelo seu interesse e elogios ao meu site. Eu ministro cursos de etiqueta e outros (veja meu CV) em hotéis e “in company”. Quanto ao seu trabalho de TCC, não costumo dar orientações po não ser o foco do meu trabalho, embora sejam inúmeros os pedidos que recebo. Tenho certeza de que conseguirá preparar um bom trabalho se você tiver um bom material de estudo e pesquisa.

Boa sorte!

Um abraço.
Mirian

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Valquiriaabril 16th, 2012 - 16:15

Boa tarde, Mirian! Obrigada pelo seu empenho e dedicação. Pode ter certeza de que enriquece muito o nosso desempenho, pois suas dicas são verdadeiras aulas e colaboram muito comigo para que eu possa desenvolver um bom trabalho. Eu estou surpresa com o seu site, não o conhecia. Só posso dizer que me deixou muito feliz. Na nossa área nos sentimos um pouco sozinhas, pois não temos muito a quem perguntar, a informação fica restrita depois da faculdade. Só mesmo através de cursos e sites como o seu. Nas empresas há muita competição e as informações são passadas pela metade. Tenho um pouco de dificuldade nesse sentido. Temos o chefe (executivo) para tirarmos algumas dúvidas, porém, eles andam muito ocupados e não têm tempo de dar explicações. A secretária mais próxima fica em outro andar e teme perder o lugar, por isso temos que nos apegar a Deus, sites como este e aos cursos.
Obrigada por tudo.
Beijos.

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Mirian Nasserabril 17th, 2012 - 2:19

Olá, Valquíria!

Muito obrigada pelas palavras gentis, sinceras e de elogio ao meu trabalho. Tudo o que comentou é verdade. Ninguém tem tempo, vontade ou interesse em ajudar o colega no trabalho. Afinal, todos são concorrentes e se tornam uma ameaça. Isso acontece não só entre secretárias, mas em qualquer área, principalmente quando o profissional é inseguro, imaturo e despreparado para a função. Quem sabe da sua competência, formação e experiência, não tem medo de ensinar o colega. Pelo contrário, sente-se feliz e útil em saber que é a pessoa ideal para ajudar e ensinar. Mas, infelizmente, isso é raro. Isso me fez lembrar de uma colega que achava que eu não iria lhe ensinar toda a rotina do departamento quando fui transferida para outro andar. Ela estava tão insegura e tensa que não conseguia se concentrar na explicação. Ficava me perguntando detalhes a todo o instante e não me deixava explicar com tranquilidade. Disse a ela que não precisava de preocupar que, além de explicar tudo a ela nos mínimos detalhes, iria também enviar por escrito todos os passos e detalhes da rotina do departamento para ela não se esquecer nem se perder em nada. Além disso, poderia me ligar em caso de dúvida. Isso nunca ninguém fez comigo e acho também que não fizeram com ela. Por isso ela se admirou tanto!

Você está certa em procurar melhorar seu desempenho e reciclar seus conhecimentos através de leituras apropriadas. Só assim poderá se tornar uma secretária eficiente.
Um abraço.

Boa sorte!
Mirian

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Josenilda Vieirajunho 22nd, 2012 - 4:01

Seu texto ajudou-me sobremaneira na elaboração de uma apostila sobre o assunto. Estarei falando sobre a importância do curso de Secretariado num treinamento para jovens em situação de risco social. Sinto-me grata.

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Mirian Nasserjunho 22nd, 2012 - 12:19

Olá, Josenilda!
Muito obrigada pelo seu contato e elogios. Parabéns por também estar ajudando jovens em seu desenvolvimento social e profissional. Existem muitos outros textos em meu site que, tenho certeza, também lhe serão muito úteis.
Boa sorte!
Um abraço.
Mirian

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Marcelaoutubro 18th, 2012 - 13:39

Adoro os seus comentários e me ajudam muito!!! Estou precisando de uma dica sua. Vou receber uns clientes chineses na empresa e preciso de dicas.
Obrigada.

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Mirian Nasseroutubro 18th, 2012 - 19:09

Olá, Marcela!

Obrigada pelo seu contato e elogios. Nunca trabalhei nem tive contato com executivos chineses. O que posso lhe adiantar é que são bastante criteriosos e seletivos quando se trata de formar parcerias, sociedades ou comprar algum produto de alguma empresa, principalmente em se tratando de empresas estrangeiras. Se sua empresa conquistou a confiança desses clientes chineses, vocês estão de parabéns. O que precisa fazer agora é ler artigos sobre etiqueta para estrangeiros, no seu caso, chineses para que, nem você nem seus chefes, cometam indelicadezas ou deixem se ser gentis com esses clientes, o que poderá prejudicar em muito os negócios e a imagem de sua empresa perante eles.

Boa sorte!
Um abraço.
Mirian

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julianamarço 19th, 2013 - 0:22

Olá! Estou fazendo o curso de Secretariado e com muitas dúvidas sobre como montar um TCC. O meu tema fala da organização de uma secretária. Você poderia me ajudar?

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Mirian Nassermarço 20th, 2013 - 3:50

Olá, Juliana!
Agradeço seu contato e interesse em minha opinião. Lamento, mas não ajudo em trabalhos escolares, pesquisas, questionários, TCCs ou qualquer outro tipo de relatório, pois não é o foco do meu trabalho. Talvez se ler alguns dos meus textos, consiga obter alguma ideia para iniciar seu trabalho.

Boa sorte!
Um abraço.
Mirian

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Ana Fláviasetembro 28th, 2013 - 0:27

Boa noite! Adorei seu site. Foi muito útil a mim e está de parabéns pelos excelentes textos. Agradeço a sua competência e paciência em nos escrever com tanta dedicação nos mostrando um pouco mais desse universo. Tenho uma dúvida, sou secretária de um escritório de advocacia e gostaria de saber se você tem padrões de ajuda que possam me auxiliar neste ramo; sejam palavras ou qualquer outra coisa. Agradeço desde já.

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Mirian Nassersetembro 29th, 2013 - 14:15

Olá, Ana Flávia!

Eu é quem agradeço seu contato e elogios. Continue lendo os textos sempre que achar necessário. Escritórios de advocacia, geralmente, são ambientes mais sóbrios e onde os clientes são mais preservados. Muitas vezes, as secretárias nem chegam a conhecê-los. O contato entre eles, geralmente, são por telefone, e-mail ou mesmo entre secretárias. Pede-se muita discrição, moderação ao se vestir e ao se maquiar e, principalmente que sejam educadas, mais experientes, maduras, cordiais e que falem e escrevam corretamente a língua portuguesa. Também costumam usar modelos-padrão de memos ou cartas comerciais entre clientes e fornecedores, sempre sob a aprovação do executivo em questão. Dificilmente autorizam redação própria. Outros requisitos são mais comuns entre os outros ramos de trabalho da secretária. Se você é uma pessoa mais extrovertida, falante e criativa, talvez sinta um pouco de dificuldade para se enquadrar a esse perfil. Boa sorte!
Um abraço.

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Fabianaabril 28th, 2015 - 12:31

Olá, Mirian!

Gostaria de agradecer pelas dicas.Tem me ajudado muito!Esse é o meu primeiro trabalho como secretária num escritório de advocacia. Estava me sentindo um pouco perdida.

Obrigada!
Até logo.
Fabiana

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Mirian Nassermaio 5th, 2015 - 9:01

Olá, Fabiana!

Agradeço seu contato e elogios. Fico feliz que esteja se desenvolvendo bem em seu 1o. trabalho. Desejo que fica cada vez mais segura, confiante e satisfeita com seu desempenho em suas atividades.
Boa sorte!
Um abraço.
Mirian

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