Socorro, trabalho em pool!



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Foi-se o tempo em que a secretária tinha o privilégio e a tranquilidade de trabalhar somente com um chefe ou mesmo se houvesse mais de um, trabalhava sozinha, diretamente com os chefes sem ter de “cuidar” das equipes subordinadas ao seu chefe ou mesmo ter de trabalhar ao lado de outras secretárias, tendo também de acompanhar o trabalho das colegas.

A verdade é que quase ninguém gosta de trabalhar em pool de secretárias. Sabe porquê? Porque, infelizmente, num pool de secretárias com três ou mais secretárias, elas também têm de se preocupar com o trabalho das outras colegas. Em geral, as mais competentes sempre se destacam e, para o bom andamento do setor, terminam o trabalho da secretária mais lenta ou menos competente para executar determinada tarefa.

Como exemplo, posso citar uma secretária que seja bilíngue e que tem de atender as ligações do departamento da colega, bem como preparar relatórios em inglês para outro chefe. Com isso, a secretária titular fica numa posição confortável, não se sente ameaçada nem motivada a aprender inglês, sendo que a outra funcionária fica sobrecarregada de trabalho, que, aparentemente não seria responsabilidade dela. Isso é muito comum!

Quando se contrata uma secretária, seleciona-se alguém com o perfil adequado para executar determinada função, porém, quando você começa a trabalhar num pool cheio de secretárias com idade, perfil, bagagem cultural e experiência diferentes da sua, os problemas aparecem.

Nesse caso você fica mesmo sem saber o que fazer. Você pode corrigir a colega que fala, escreve e executa o trabalho de forma errada ou mesmo se “fingir de morta” para evitar atritos. Em ambos os casos, tenha cautela para evitar conflito de egos!

Se você se considera uma boa profissional, mas tem de trabalhar ao lado de outras secretárias irá notar que muitas delas não tem o perfil adequado à função. Quando você se ausenta da sua mesa, entra em férias, precisa sair antes do término do expediente ou mesmo chegar mais tarde, raramente seu trabalho é feito como deveria porque a sua colega muitas vezes não possui o mesmo nível que você ou mesmo não está muito preocupada com suas tarefas. Por isso é indispensável esclarecer a ela da importância da colaboração de todas para o bom andamento do pool e também ressaltar que o trabalho a ser feito é para benefício da empresa e não da secretária.

Em geral, a administração do pool de secretárias fica a cargo do RH ou mesmo da secretária do presidente, porém, raramente vemos secretárias com o mesmo nível de comprometimento que trabalham juntas e, por isso, muitas vezes, surgem problemas. Portanto, seria interessante haver uma análise mais criteriosa na seleção de secretárias que trabalharão juntas em pool.

Já passei por três experiências em pool. Certa vez, trabalhando num pool de secretárias, eu como secretária  bilíngue de diretoria  e, minha colega, como secretária português, soltou uma pérola. Após ouvir minha conversa ao telefone, se intrometeu e me disse que não se falava “magérrima” e sim “macérrima” para alguém muito magra. Eu fiquei admirada, mas não quis discutir. Depois descobri que ela estava correta. Era comum ela falar e escrever errado, mas nunca quis alertá-la. Passado algum tempo, essa secretária disse a um cliente, por telefone, que ela havia falado com a secretária dele dizendo “Nós se falamos ontem”. Ao ouvir isso, doeu até minha alma e, quando fui corrigi-la, com muito cuidado, ela quase “pulou” em mim. Ela me agrediu verbalmente, disse que ficava escutando a conversa dela, que era injusto eu ganhar mais pois trabalhávamos na diretoria e que fazíamos o mesmo tipo de trabalho, que estava na empresa há mais tempo etc. Na verdade, isso não era verdade. Todo mundo sabia que eu tinha muito mais experiência, formação e principalmente mais competência que ela. A única coisa que disse, depois que ela se acalmou, foi dizer que deveria reclamar com o próprio chefe ou com o RH o que sentia. Caso não resolvesse, que era melhor era procurar outro emprego já que não se sentia valorizada.

Depois de algum tempo, soube que, na verdade ela queria ocupar meu lugar, só que não estava apta para a vaga, o que a deixava muito frustrada. Entendi com isso que, um problema profissional pode facilmente se misturar ao pessoal quando não se tem absolutamente nenhuma afinidade com a colega ao lado e que o profissionalismo deve imperar no ambiente corporativo.

Se as secretárias entendessem que existem mesmo diferenças entre elas e que cada uma possui qualidades e deficiências, elas poderiam aprender e se ajudar mutuamente e a convivência seria muito mais produtiva e agradável. Porém, o que se vê é uma “satisfação disfarçada”.

Também já participei de um processo seletivo onde o sistema de trabalho também era de pool e a selecionadora foi bem clara: “Aqui todas as secretárias saem tarde e enquanto a última colega não terminar o trabalho, ninguém pode sair. Quem termina mais rápido ou tem menos trabalho deve ajudar a outra colega a concluir a tarefa”. É claro que eu não aceitei a proposta.

Pools de secretárias mal administrados só servem para criar intrigas, ciúmes, injustiças, competição e atritos entre elas, porque, cada uma sempre quer defender seu território e manter seus privilégios (marcar férias primeiro que as outras, entrar mais tarde, sair mais cedo, decidir sozinha as atividades que devem fazer em grupo, ter direito a aumento ou promoções, cursar idiomas, delegar tarefas às outras mas não colaborar etc.).

Lembrem-se: num pool de secretárias ninguém é chefe de ninguém, muito menos deve ter mais regalias que outras porque trabalha com esse ou aquele executivo ou porque está há mais tempo na empresa.

Hoje, muitas empresas com o intuito de cortar custos (evitando contratar temporárias quando outras secretárias entram em férias) e otimizar a dinâmica do escritório, optam por esse modelo com o objetivo de facilitar a vida de seus executivos, mas que, no íntimo, gera um grande problema para as secretárias. Acredito que, um pool bem administrado, só pode dar certo com regras bem definidas, imparcialidade e isento de qualquer privilégio a quem quer que seja, isto é, com direitos e deveres iguais a todas, independente se a secretária atende a gerentes, diretores ou à presidência.

Já conversei com algumas secretárias que detestavam trabalhar em pool e outras que me disseram que a empresa iria implementar essa prática em breve, mas que também não estavam satisfeitas com a mudança.

Antes de iniciar um trabalho em qualquer empresa, pergunte antes como funciona o sistema de trabalho entre secretárias. Se for pool, avalie as regras e pense muito bem se vale a pena arriscar.

Esse artigo também foi publicado no A Arte de Secretariar.

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Comentários (5)

ivone gomesmarço 31st, 2011 - 12:27

Muito bom!

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Ana Beirsetembro 17th, 2011 - 1:26

Excelente, bem esclarecedor!

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Mirian Nassersetembro 19th, 2011 - 1:55

Olá, Ana!
Muito obrigada pelo seu contato e elogio ao meu artigo.
Um abraço.
Mirian

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Daniela Sallessetembro 2nd, 2014 - 21:26

Excelente, Mirian! Obrigada por nos esclarecer pontos nebulosos. Trabalho em pool de secretárias e tem sido uma experiência nova e desafiadora.

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Mirian Nassersetembro 9th, 2014 - 2:44

Olá, Daniela!

Agradeço seu contato e interesse em meu site. Trabalhar em pool realmente é um desafio. Temos de provar nossa competência aos executivos e, principalmente, às secretárias que trabalham ao nosso lado. Boa sorte!
Um abraço.
Mirian

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